フローとストックで整理する10Xのドキュメント

10Xで働くひとつの楽しみは日々組織として改善がなされており、メンバーが皆改善するという意識をもっているところです。
最近ドキュメント管理でもよい整理の仕方だなと思った方法があったので紹介したいと思います。

10Xでは外部のパートナーとやりとりする事が多いです。共通のドキュメントツールとしてNotionのBoardを使って以下のようなかんばんでやりとりしています。

プロジェクトをすすめる中で、様々な仕様をパートナーとやりとりし、かんばんの中に各種ドキュメントがたまっていきました。一見ちゃんと知見がたまっているのですがあとから入ってくるメンバーに、各機能の仕様がわからないという声があがりました。

このかんばんはやりとりが少ないうちはすぐ関連ドキュメントが探せたのですが、終盤は100個以上のドキュメントがあり探したい仕様がどこにあるか容易ではありません。さらにパートナーにした質問とその答えや、いま調査します、などの仕様としては不要なやりとりも入っていたので一見してどれが仕様かわかりにくかったのです。ドキュメントというのは書き記すだけでなく新しく入ってくるメンバーにもすぐわかるようにする必要があることがわかります。

ここでわかるのはやりとりをそのまま残しておくだけではドキュメントは不十分ということです。あとから参照しやすいように、ドキュメントをフローとストックにわけて考える必要があります。

フローのドキュメントとは上記のように主にやりとりやその場の記録です。ストックのドキュメントとはフローのやりとりやその他決まったものをまとめてプロジェクトにこれからかかわるメンバーにもわかりやすく記述するドキュメントです。イメージとしては以下です。

フローのドキュメントは最悪検索しにくくてもいいですがストックのドキュメントは検索しやすいようにします。プロジェクトのドキュメント直下か浅い階層の場所に置くと良いでしょう。

いつストックのドキュメントをつくるかですがある程度フローのやりとりをして決まったらストックに落とすといいと思います。あまりにもおそすぎると忘れてドキュメントにするやる気もなくなるのでフローのやりとりが落ち着いたりそのタスクが完了したりしたりしたら作るといいと思います。

このようにドキュメントというのはフロートストックの種類がありフローをためるだけでは不十分でストックにしメンバーに検索しやすくすることで組織の力が強くなります。自分もこれから意識してストックのドキュメントを作っていこうと思っています。